При подаче документов в органы ЗАГС, в суды и иные органы и организации Испании наши граждане часто встречаются с тем, что чиновники требуют от них легализации документов. С этим понятием существует много путаницы, в которой частично виноваты и сами чиновники, зачастую не очень четко представляющие себе, как должны быть легализованы документы и какие именно документы подлежат легализации.
Под легализацией документа в широком сымсле слова понимается придание ему юридической силы, однако документ, выданный чиновником одного государства, принимается в пределах этого государства без всяких дополнительных процедур (например, свидетельство о рождении ребенка, выданное российским консульством, принимается в России без всякой легализации). Другое дело, если вы хотите использовать российский документ, например, в Испании или любой другой стране. Испанский чиновник не знает, как выглядят, например, справки о несудимости всех государств мира. Он также не знает, кто имеет право такие справки выдавать и как они должны быть оформлены. Именно поэтому возникла необходимость при использовании документа иностранного государства иметь уверенность в легальности его происхождения, и именно для этого было введено понятие легализации.
До 1961 года для решения проблем легализации существовала консульская процедура, предполагавшая участие в ней консульских учреждений и министерств иностранных дел. Данная процедура была очень сложной и длительной, поэтому в 1961 году государства подписали «Гаагскую конвенцию, отменяющую требования легализации иностранных официальных документов». Не смотря на слово «отменяющая», фигурирующее в официальном названии конвенции, фактически правильнее было бы сказать «упрощающая», поскольку посредством этого документа был введен штамп единого образца, подтверждающий легальность происхождения документа. Официальное название этого штампа – апостиль (с ударением на «и», а не на «о», как говорят 90% наших клиентов).
Надо четко понимать, что не все документы подлежат апостилированию. Если вы, например, возьмете справку из поликлиники или квитанцию из банка, такой документ легализован быть не может. А вот на документы, выданные органами государственной администрации и судебными органами, нотариусами и образовательными учреждениями, можно проставлять апостиль.
Не подлежат апостилированию документы, выданные консульскими учреждениями, однако о легализации справок и иных документах, выданных Консульским отделом Посольства России в Испании и Генеральным консульством в Барселоне мы поговорим чуть ниже.
Надо иметь ввиду, что СССР не сразу присоединился к Конвенции 1961 года. Это произошло лишь в 1991 году, а Россия стала правоприемницей международных договоров СССР и для нее Конвенция вступила в силу в 1992 году. Однако это информация, видимо, дошла еще не до всех уголков Испании. Иначе я не могу объяснить предъявляемые некоторыми испанскими чиновниками требования консульской легализации российских документов.
Заканчивая тему апостиля, надо иметь ввиду, что в 1984 году состоялся обмен нотами между СССР и Королевством Испании об отмене процедуры легализации документов, выданных органами ЗАГС. Этот документ действует по настоящее время. Таким образом проставлять апостиль на российские свидетельства о рождении, о расторжении брака, о смерти и прочие подобные документы не требуется. Тем не менее не удивляйтесь, если и эта информация до сих пор не дошла до всех испанских чиновников. О практике решения этой проблемы мы подробно писали в Главе I в перечне документов на брак.
Теперь о требованиях легализации документов, выданных консульскими учреждениями России в Испании. Испания присоединилась к Европейской конвенции об отмене легализации документов, составленных дипломатическими агентами или консульскими должностными лицами (далее по тексту Конвенция 1968 года) в 1982 году (подпись 15/4/1982, ратификация 10/6/1982, вступление в силу 11/9/1982).
Однако поскольку Российская Федерация не подписала Конвенцию 1968 года, теоретически все справки, выданные нашими учреждениями, должны проходить процедуру легализации в МИДе. На практике очень многое зависит от типа процедуры и провинции. Например, в Малаге, Гранаде и некоторых других провинциях Андалусии в органах по работе с иностранцами и в ЗАГСах обычно требуют легализации наших консульских справок в МИДе. В Мадриде и северных провинциях (Страна Басков, Кантабрия, Астурия, Галиция) такие требования предъявляются в единичных случаях.
Что касается процедур подтверждения нашими консульскими учреждениями норм российского права, судебные органы Испании и нотариусы (например, в процедурах оформления наследства) обычно не требуют такой легализации.
Справки об отсутствии судимости, выданные консульскими учреждениями России, требуют легализации в МИДе Испании. Они должны признаваться наряду со справками, выданными МВД России, с 23 ноября 2012 года.
Не редки случаи предъявления требований испанскими чиновниками о проставлении апостилей на консульские справки. Эти требования напрямую противоречат ст. 1 Гаагской конвенции об апостиле, в связи с чем обжалуются в административном порядке.
В заключении несколько слов о процедуре легализации консульских справок в МИДе Испании. Такая процедура осуществляется в Отделе легализации МИД, расположенном по адресу: c/ Juan de Mena, 4 – 28071 Madrid. Tel: 91 379 16 55. Однако эта процедура на практике является крайне затруднительной в связи с огромными очередями. Это признают и сами власти Испании на официальном сайтие http://www.exteriores.gob.es/, в связи с чем для дополнительной информации был введен вышеуказанный телефон и электронная почта: legalizaciones@maec.es.